Во многих компаниях отчёт по продажам рождается так: в конце месяца кто-то выгружает данные из CRM, чистит их в Excel, расставляет формулы и отправляет руководителю. В следующем месяце — та же работа заново.
Такой порядок работает до определённого объёма. Проблемы начинаются с ростом.
Когда Excel перестаёт справляться
Данные в нескольких источниках. Сделки в CRM, звонки в телефонии, платежи в 1С. Сводить их вручную каждый раз долго и чревато ошибками.
Отчёт устаревает. Отчёт, подготовленный раз в месяц, приходит слишком поздно для принятия решения. О проблеме в воронке нужно знать на той же неделе, а не в конце месяца.
Каждый считает по-своему. Когда два отдела считают один показатель по-разному, обсуждение идёт не о цифре, а о методике.
История теряется. Файлы пересылаются, версии путаются, сравнение с прошлым годом усложняется.
Что меняет BI-панель
Power BI — это не более красивая таблица. Отличий три:
- Подключение к источникам. Панель связывается с CRM, телефонией и учётной системой напрямую. Этап выгрузки исчезает.
- Автоматическое обновление. Данные обновляются по расписанию сами.
- Единое определение. Формула показателя описывается в одном месте и одинакова для всех.
Основные дашборды для отдела продаж
Конверсия воронки. Сколько сделок на каждой стадии и какой процент перехода со стадии на стадию. Эта панель отвечает на вопрос «где проблема?» — не хватает лидов наверху или сделки застревают внизу.
Разрез по менеджерам. По каждому менеджеру: активные сделки, закрытые и средняя длительность сделки. Важно: эта панель нужна не для рейтинга, а для видимости загрузки. Если у одного менеджера 80 открытых сделок, половина из них останется без внимания.
Длительность сделки. За сколько дней в среднем закрывается и на какой стадии уходит больше всего времени. Стадия, где сделки стоят дольше всего, — узкое место процесса.
Эффективность источников. Лиды из какого канала доходят до сделки. Основная панель для распределения маркетингового бюджета.
Активность по звонкам. Если подключена телефония: количество звонков, длительность, пропущенные. Этот показатель меняется раньше результата продаж, поэтому ценен как ранний сигнал.
Прогноз. Ожидание по итогам месяца на основе текущей воронки и исторической конверсии.
Порядок построения
1. Запишите вопросы. Не панели, а вопросы. «На какой стадии теряются клиенты?» — это вопрос. «Нужна панель воронки» — это решение. Если начинать с вопроса, лишних графиков на панели не будет.
2. Определите источники. Где лежат данные для каждого вопроса. Может выясниться, что для ответа в CRM просто нет нужного поля — это тоже результат.
3. Согласуйте определения показателей. «Закрытая сделка» — это когда подписан договор или когда поступила оплата? Договориться нужно до построения панели.
4. Соберите модель данных. Таблицы связываются между собой, описываются расчётные поля.
5. Визуализация. В самом конце. На одной панели не больше 5–7 блоков — большее количество рассеивает внимание.
6. Настройте обновление. Насколько часто — зависит от вопроса. Для оперативной панели обычно достаточно ежедневного, для стратегической — еженедельного.
Типичные ошибки
Уместить всё в одну панель. Руководитель и менеджер приходят с разными вопросами. Две отдельные панели полезнее одной.
Показатель без определения. К цифре, формула которой не задокументирована, теряется доверие.
Грязный источник. BI не очищает данные. Если стадии сделок в CRM проставлены неверно, панель покажет неверно. Панель — это зеркало.
Вывод
Ценность BI не в графиках, а в смене языка обсуждения. Когда цифры лежат в одном месте и в одном определении, совещание переходит от «чей отчёт правильный?» к «что мы делаем с этой цифрой?».
JARVIS строит отчёты Power BI на основе CRM, телефонии и учётных систем — от формулировки вопросов до запуска панелей.